أقسام إدارة الموارد البشرية في الشركات وأدوارها الاستراتيجية
أقسام إدارة الموارد البشرية في الشركات ودور كل قسم، وكيف يتغير تنظيمها مع حجم الشركة، وكيف يوزَّع العمل عليها وفق نموذج أولريش للأدوار الأربعة.
باختصار
- وزّع مسؤوليات الموارد البشرية وكيّف تقسيم الأقسام مع حجم الشركة.
- غطِّ أدوار أولريش في الاستراتيجية ورعاية الموظفين والتغيير وكفاءة الإدارة.
- الأتمتة والخدمة الذاتية تمنحان الأقسام وقتًا للتخطيط والتطوير.
تتوزع إدارة الموارد البشرية في معظم الشركات على مجموعة من الأقسام، لكل منها مسؤولية واضحة: التوظيف، والتدريب والتطوير، وتقييم الأداء، والتعويضات والمزايا، وعلاقات الموظفين، وتخطيط القوى العاملة. ويحدد هذا التقسيم من يملك كل ملف، ومن يُسأل عن نتائجه، وكيف تتكامل الأقسام لخدمة الموظف والشركة معًا.
يركز هذا المقال على الأقسام نفسها وأدوارها، وكيف يتغير تنظيمها مع حجم الشركة، وكيف يساعد نموذج ديف أولريش (Dave Ulrich) في توزيع الأدوار الاستراتيجية عليها. أما مسؤوليات مدير الموارد البشرية الذي يقود هذه الأقسام، فتجدها في مقال مهام مدير الموارد البشرية في الشركات.
ما هي أقسام إدارة الموارد البشرية في الشركات؟
تختلف التسميات من شركة إلى أخرى، لكن الأقسام الأكثر شيوعًا هي:
- قسم التوظيف والاختيار: يحدد الحاجة إلى شغل الوظائف الشاغرة، ويعلن عنها، ويفرز المتقدمين، ويدير المقابلات حتى اختيار المرشح المناسب وتقديم العرض الوظيفي.
- قسم التدريب والتطوير: يحدد الاحتياجات التدريبية، ويصمم البرامج والمسارات التدريبية، ويقيس أثرها على أداء الموظفين.
- قسم تقييم الأداء: يضع معايير التقييم ومؤشراته، وينظم دورات التقييم، ويتابع خطط التحسين.
- قسم التعويضات والمزايا: يدير هيكل الرواتب والبدلات والمكافآت والحوافز والمزايا، ويُعد مسير الرواتب الشهري في كثير من الشركات.
- قسم علاقات الموظفين: يدير التواصل بين الموظفين والإدارة، ويتعامل مع الشكاوى والنزاعات والإجراءات التأديبية وفق لائحة تنظيم العمل.
- قسم شؤون الموظفين: يحفظ ملفات الموظفين وعقودهم، ويتابع الحضور والإجازات، وينجز المعاملات الإدارية والحكومية المتعلقة بالموظفين.
- قسم تخطيط الموارد البشرية: يقدّر احتياج الشركة من الموظفين في المستقبل، عددًا ومهارات، ويربطه بخطط النمو.
- قسم إدارة المواهب: يحدد الموظفين ذوي الأداء العالي والإمكانات القيادية، ويخطط للإحلال الوظيفي والمسارات المهنية للاحتفاظ بهم.
وفي الشركات الأكبر يظهر أحيانًا قسم مستقل للتطوير التنظيمي (OD) يهتم بالهيكل التنظيمي وثقافة الشركة وإدارة التغيير.
اقرأ المزيد عن: تخطيط الموارد البشرية: خطواته وأهميته لنمو الشركات
كيف يتغير تنظيم أقسام الموارد البشرية مع حجم الشركة؟
لا تحتاج كل شركة إلى ثمانية أقسام منفصلة. التقسيم يتبع حجم الشركة وتعقيد عملها:
- الشركة الصغيرة: غالبًا ما يتولى مسؤول موارد بشرية واحد، أو مدير يجمع الموارد البشرية مع الشؤون الإدارية، معظم هذه الملفات، ويستعين بجهات خارجية في بعضها.
- الشركة المتوسطة: تظهر فرق صغيرة متخصصة، مثل فريق للتوظيف وآخر للرواتب وشؤون الموظفين، تحت مدير موارد بشرية واحد.
- الشركة الكبيرة أو متعددة الفروع: تتحول الملفات إلى أقسام كاملة، وقد تُجمع الخدمات اليومية المتكررة (الرواتب والإجازات والمعاملات) في مركز خدمات مشتركة، بينما يعمل مختصون في الموارد البشرية بجانب إدارات الأعمال كشركاء لها.
المهم في كل الحالات أن يكون لكل ملف مالك واضح، حتى لو جمع شخص واحد أكثر من ملف.
لماذا نهتم بتقسيم إدارة الموارد البشرية؟
- يوزع المهام الإدارية والفنية الخاصة بالموظفين بوضوح، فيقل التداخل واللبس حول من يتولى ماذا.
- يتيح لكل فريق التخصص في مجال محدد، مثل التوظيف أو الرواتب، فترتفع جودة العمل وخبرة الفريق فيه.
- يساعد الموارد البشرية على أن تكون شريكًا في تحقيق أهداف الشركة، لأن التخطيط للموارد يصبح مسؤولية فريق محدد وليس عملًا جانبيًا.
- ييسر تقديم خدمة أسرع للموظفين، لأن كل طلب يصل مباشرة إلى الفريق المختص به.
ما هي الأدوار الاستراتيجية لقسم الموارد البشرية وفق نموذج ديف أولريش؟
قدّم ديف أولريش في كتابه Human Resource Champions الصادر عام 1997 نموذجًا يحدد أربعة أدوار تحتاج الموارد البشرية إلى أدائها معًا لتضيف قيمة حقيقية للشركة:
الشريك الاستراتيجي (Strategic Partner)
يربط ممارسات الموارد البشرية باستراتيجية الشركة وأهدافها، فيسأل: ما المهارات والهيكل والثقافة التي تحتاجها الشركة لتنفيذ خطتها؟
راعي الموظفين (Employee Champion)
يمثل صوت الموظفين لدى الإدارة، ويهتم بالتزامهم واحتياجاتهم وبيئة عملهم، بما يرفع رضاهم وانتماءهم.
قائد التغيير (Change Agent)
يدير التحول التنظيمي داخل الشركة، ويساعد المديرين والموظفين على التكيف مع التغييرات وتنفيذ المبادرات الجديدة.
الخبير الإداري (Administrative Expert)
يحسّن العمليات اليومية للموارد البشرية ويبسطها، مثل الرواتب والسجلات والإجازات، لتعمل بكفاءة ودقة وبأقل قدر من الأعمال الورقية.
كيف تطبق نموذج أولريش على أقسام الموارد البشرية؟
الأدوار الأربعة ليست أقسامًا منفصلة بالضرورة، فالنموذج يطلب من الموارد البشرية أداءها كلها في الوقت نفسه. لكنه يساعد على توزيع المسؤولية بين الأقسام بوضوح:
- تتولى دور الخبير الإداري في الغالب أقسام شؤون الموظفين والتعويضات والمزايا: رواتب دقيقة في موعدها، وسجلات محدّثة، وإجراءات بسيطة.
- يتولى دور راعي الموظفين قسم علاقات الموظفين، مع قياس رضا الموظفين بالاستبيانات ومتابعة الشكاوى حتى إغلاقها.
- يتولى دور قائد التغيير قسم التدريب والتطوير أو التطوير التنظيمي، الذي يهيئ المديرين والموظفين لأي تغيير في الهيكل أو الأنظمة أو طريقة العمل.
- تتولى دور الشريك الاستراتيجي قيادة الموارد البشرية وقسم تخطيط الموارد البشرية، الذي يترجم خطة الشركة إلى احتياج من الوظائف والمهارات.
ولتطبيق ذلك عمليًا:
- حدد لكل دور قسمًا أو شخصًا مسؤولًا عنه، حتى في الشركة الصغيرة.
- ضع لكل دور مؤشرات قياس واضحة، مثل دقة الرواتب للخبير الإداري، ونتائج استبيانات الرضا لراعي الموظفين.
- ابدأ بالخبير الإداري: العمليات اليومية المنظمة تحرر وقت الفريق للأدوار الاستراتيجية.
- راجع توزيع الأدوار دوريًا مع نمو الشركة وتغير احتياجاتها.
كيف تساهم أقسام الموارد البشرية في خفض دوران الموظفين؟
لكل قسم نصيب في الاحتفاظ بالموظفين:
- التوظيف يختار مرشحين يناسبون الوظيفة وثقافة الشركة، فتقل الاستقالات المبكرة.
- التدريب والتطوير يمنح الموظفين مسارًا للنمو، فيقل بحثهم عن فرص خارجية.
- التعويضات والمزايا تبقي الرواتب منافسة وعادلة داخليًا.
- علاقات الموظفين تلتقط أسباب عدم الرضا مبكرًا من خلال الاستبيانات والاجتماعات الدورية.
- شؤون الموظفين وتخطيط الموارد تجمع بيانات المغادرين وأسباب مغادرتهم، وتحسب معدل الدوران لكل قسم وفرع.
اقرأ المزيد عن: معدل دوران العمالة وكيف تحسبه لشركتك
دور التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي في تطوير أقسام الموارد البشرية
تساعد أنظمة الموارد البشرية كل قسم على أداء دوره بكفاءة أكبر:
أتمتة المهام الروتينية
تُنجز الأنظمة المهام المتكررة مثل احتساب الحضور والإجازات والرواتب وتوجيه الطلبات للموافقة، فيتفرغ الفريق للعمل الذي يحتاج إلى حكم بشري.
دعم القرار المبني على البيانات
تجمع الأنظمة بيانات الموظفين في مكان واحد، فتستطيع الأقسام قراءة الاتجاهات، مثل الغياب أو العمل الإضافي أو المغادرة، بدل الاعتماد على الانطباعات.
تحسين تجربة الموظف
تتيح الخدمة الذاتية للموظف تقديم طلباته ومتابعتها من هاتفه، فيقل الضغط على قسم شؤون الموظفين وتصبح الإجراءات أوضح.
تمكين استراتيجية الموارد البشرية
عندما تستهلك العمليات اليومية وقتًا أقل، يجد الشريك الاستراتيجي وقائد التغيير وقتًا أطول للتخطيط والتطوير.
قد يهمك: كيف يقيس المديرون عائد الاستثمار من أنظمة الموارد البشرية؟
كيف يدعم داومت أقسام الموارد البشرية؟
يجمع داومت عمل الأقسام في نظام واحد، ومن ذلك:
- شؤون الموظفين: ملفات الموظفين، والحضور والانصراف عبر التطبيق أو أجهزة البصمة، والإجازات وأرصدتها، والتكامل مع منصة مقيم للشركات في السعودية.
- التعويضات والمزايا: احتساب الرواتب مع خصم التأمينات الاجتماعية، وإعدادات مكافأة نهاية الخدمة، وتصدير ملف البنك بصيغة نظام حماية الأجور.
- التوظيف: بوابة توظيف للوظائف الشاغرة، وقراءة السير الذاتية بالذكاء الاصطناعي.
- تقييم الأداء والتدريب: دورات تقييم الأداء والكفاءات، والمسارات التدريبية.
- علاقات الموظفين: تطبيق للموظف يقدم منه طلباته ويجيب عن الاستبيانات ويطّلع على السياسات.
- التقارير: تقارير ولوحات بيانات للقوى العاملة، وميزة التحليل بالذكاء الاصطناعي التي تساعد على قراءة البيانات.
خاتمة
أقسام إدارة الموارد البشرية هي الطريقة التي تحول بها الشركة ملفات الموظفين الكثيرة إلى مسؤوليات واضحة. ابدأ بتحديد مالك لكل ملف، ثم استخدم نموذج أولريش لتتأكد أن الأدوار الأربعة مغطاة، ووسّع الأقسام مع نمو الشركة. وإذا أردت أن ترى كيف يعمل ذلك في نظام واحد، تواصل مع فريق داومت.
المصادر
- Dave Ulrich، Human Resource Champions: The Next Agenda for Adding Value and Delivering Results، Harvard Business School Press، 1997.
الأسئلة الشائعة
ما هي المسميات الوظيفية في قسم الموارد البشرية؟
من المسميات الشائعة: مسؤول موارد بشرية، وأخصائي توظيف، وأخصائي تدريب وتطوير، وأخصائي رواتب ومزايا، وأخصائي علاقات موظفين، ومحلل بيانات موارد بشرية، ومدير الموارد البشرية الذي يقود هذه الأقسام. وتختلف المسميات وعددها حسب حجم الشركة.
ما هي وظيفة قسم الموارد البشرية في الشركة؟
يدير قسم الموارد البشرية دورة حياة الموظف كاملة: التوظيف، والتعيين والاندماج، والتدريب، وتقييم الأداء، والرواتب والمزايا، وعلاقات الموظفين، وانتهاء الخدمة، مع الالتزام بنظام العمل وسياسات الشركة.
ما هي مهام قسم التطوير التنظيمي (OD) في الموارد البشرية؟
يركز قسم التطوير التنظيمي على تحسين الهيكل التنظيمي وتصميم العمليات، وتعزيز ثقافة الشركة، وقيادة مبادرات التغيير، وقياس أثرها على أداء الفرق.