كيف تحسب تكلفة الموظف الحقيقية؟ ولماذا لا يكفي الراتب لمعرفة تكلفة القوى العاملة؟
تعرف على كيفية حساب تكلفة الموظف الحقيقية، وأهم التكاليف التي تتجاوز الراتب، وكيف يساعد تحليل تكلفة القوى العاملة في تحسين الميزانية وإدارة الموارد.
باختصار
- تكلفة الموظف تشمل الأجر والمزايا وتأمينات صاحب العمل ومخصص نهاية الخدمة.
- صنّف التكلفة حسب الموظف والقسم والمشروع، واحسب تكلفة ساعة العمل.
- قارن التكلفة بالميزانية والإنتاجية، فارتفاعها لا يعني ضعف الأداء.
قد تنظر الشركة إلى راتب الموظف باعتباره التكلفة الأساسية التي تدفعها مقابل عمله، لكن تكلفة الموظف الفعلية لا تتوقف عند الرقم الموجود في عقد العمل أو المبلغ الذي يظهر في مسير الرواتب. فهناك مجموعة من البنود والتكاليف المرتبطة بالموظف وتشغيله، ومع اختلاف الأقسام والمشاريع وساعات العمل، قد تختلف التكلفة الفعلية من موظف إلى آخر حتى لو كانت رواتبهم متقاربة. ولهذا أصبحت إدارة وتحليل التكاليف من الأدوات المهمة للشركات التي تريد قراءة الإنفاق على القوى العاملة بصورة أكثر دقة.
في الشركات التي تضم عددًا كبيرًا من الموظفين أو تعمل من خلال عدة أقسام وفروع ومشاريع، لا يكفي معرفة إجمالي الرواتب لمعرفة أين تذهب ميزانية القوى العاملة. تحتاج الإدارة إلى معرفة تكلفة الموظف على الشركة، وكيف تتوزع هذه التكلفة على الأقسام والمشاريع، وما تكلفة ساعات العمل الفعلية، وأي مراكز تكلفة تتحمل الجزء الأكبر من المصروفات.
وهنا تظهر أهمية الانتقال من سؤال: "كم راتب الموظف؟" إلى سؤال أكثر دقة: "كم تبلغ تكلفة الموظف الحقيقية على الشركة؟"
ما المقصود بتكلفة الموظف الحقيقية؟
تكلفة الموظف هي إجمالي ما تتحمله الشركة من مصروفات مرتبطة بالموظف خلال فترة معينة، وليس فقط الراتب الأساسي أو إجمالي الراتب الشهري.
قد يشمل ذلك، بحسب طبيعة الشركة وسياساتها، الراتب والبدلات والمزايا والتكاليف التشغيلية المرتبطة بالموظف، إلى جانب بنود أخرى تتحملها الشركة وفق طبيعة الوظيفة ومكان العمل ونظام التشغيل.
ولهذا فإن حساب تكلفة الموظف يحتاج إلى جمع البيانات المالية والتشغيلية المرتبطة بالموظف، بدل الاعتماد على رقم الراتب وحده.
على سبيل المثال، قد يكون لدى شركة موظف يحصل على راتب شهري قدره 10,000 ريال. لكن عند تحليل التكلفة بصورة أوسع، قد تظهر بنود إضافية مرتبطة بهذا الموظف مثل حصة الشركة من اشتراكات التأمينات الاجتماعية، ومخصص مكافأة نهاية الخدمة، والتأمين الصحي، والبدلات، وتكاليف مرتبطة بالتشغيل أو بالمشروع الذي يعمل عليه، وغيرها من المصروفات التي تختلف من شركة إلى أخرى.
لذلك فإن الرقم النهائي الذي تحتاج الإدارة إلى معرفته ليس بالضرورة هو الراتب، وإنما تكلفة القوى العاملة الفعلية خلال الفترة.
لماذا لا يكفي الراتب لمعرفة تكلفة الموظف على الشركة؟
الاعتماد على الراتب فقط يعطي الإدارة صورة جزئية عن الإنفاق.
فلو كانت الشركة لديها 100 موظف بمتوسط راتب 10,000 ريال، فقد يبدو أن إجمالي الرواتب الشهرية يبلغ مليون ريال. لكن هذه المعلومة وحدها لا تجيب عن أسئلة مهمة:
- ما تكلفة الموظفين في كل قسم؟
- كم تبلغ تكلفة الموظفين العاملين على مشروع معين؟
- ما تكلفة ساعات العمل الفعلية؟
- هل هناك أقسام تتحمل تكلفة أعلى من غيرها؟
- هل تكلفة الموظف ترتفع بسبب العمل الإضافي؟
- ما حجم التكاليف المتغيرة المرتبطة بالقوى العاملة؟
- هل الميزانية السنوية للقوى العاملة تتوافق مع الإنفاق الفعلي؟
ولهذا تحتاج الشركات إلى تحليل تكلفة الموظف على الشركة بدل الاكتفاء بمراجعة كشوف الرواتب.
ويمكن الاستفادة من إدارة مسيرات الرواتب في داومت لفهم الجانب الخاص بالرواتب والمستحقات، بينما يحتاج تحليل التكلفة إلى النظر إلى الصورة الأوسع للإنفاق على الموظف.
ما العناصر التي تدخل في حساب تكلفة الموظف؟
لا توجد قيمة واحدة ثابتة تنطبق على جميع الشركات عند حساب تكلفة الموظف؛ لأن طبيعة التكاليف تختلف باختلاف القطاع وحجم المنشأة وطبيعة الوظائف والمشاريع وسياسات الشركة.
لكن يمكن تقسيم عناصر التكلفة إلى مجموعة من الفئات الرئيسية.
1. الراتب والأجر الأساسي
الراتب هو نقطة البداية في حساب تكلفة الموظف، لكنه ليس بالضرورة نقطة النهاية.
تحتاج الإدارة إلى معرفة الراتب الأساسي وما يرتبط به من مكونات مالية وفق هيكل الأجور المعتمد داخل الشركة.
2. البدلات والمزايا
قد تتضمن تكلفة الموظف بدلات ومزايا مختلفة بحسب الوظيفة وسياسة الشركة.
ومن المهم عند تحليل تكلفة القوى العاملة عدم النظر إلى جميع الموظفين باعتبارهم متساوين في تكلفة التشغيل، لأن قيمة المزايا والتكاليف المرتبطة بكل وظيفة قد تختلف.
3. حصة صاحب العمل من اشتراكات التأمينات الاجتماعية
يدفع صاحب العمل في السعودية حصة من اشتراكات التأمينات الاجتماعية تُحسب من الأجر الخاضع للاشتراك، وهو وفق التأمينات الاجتماعية الأجر الأساسي مضافًا إليه بدل السكن، بحد أعلى 45,000 ريال شهريًا. هذه الحصة لا تظهر في صافي راتب الموظف، لكنها جزء من تكلفته على الشركة.
وبحسب المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية، تتكون حصة صاحب العمل من:
- فرع الأخطار المهنية: 2% يتحملها صاحب العمل وحده، ويطبق على جميع العاملين، السعوديين وغير السعوديين.
- التأمين ضد التعطل عن العمل (ساند): 0.75% على صاحب العمل، و0.75% على الموظف، ويطبق على السعوديين فقط.
- فرع المعاشات للموظف السعودي: 9% على صاحب العمل، و9% على الموظف. وللخاضعين لنظام التأمينات الاجتماعية الجديد (من ليس لديهم مدد اشتراك قبل 3 يوليو 2024م) ترتفع النسبة تدريجيًا بواقع 0.5% سنويًا من السنة الثانية لسريان النظام حتى السنة الخامسة، لتصل إلى 11% على كل من صاحب العمل والموظف.
فلو كان الأجر الخاضع للاشتراك لموظف سعودي خاضع للنظام السابق 10,000 ريال، تكون حصة صاحب العمل 11.75% (9% + 0.75% + 2%)، أي 1,175 ريالًا شهريًا. أما الموظف غير السعودي فيدفع عنه صاحب العمل اشتراك فرع الأخطار المهنية. وللتفصيل في النسب وفئات الموظفين، راجع دليل التأمينات الاجتماعية في السعودية.
ويحتسب داومت اشتراكات التأمينات ضمن احتساب الرواتب.
4. مخصص مكافأة نهاية الخدمة
تنص المادة الرابعة والثمانون من نظام العمل على أنه إذا انتهت علاقة العمل وجب على صاحب العمل أن يدفع إلى العامل مكافأة عن مدة خدمته «تحسب على أساس أجر نصف شهر عن كل سنة من السنوات الخمس الأولى، وأجر شهر عن كل سنة من السنوات التالية»، ويُتخذ الأجر الأخير أساسًا لحسابها، ويستحق العامل مكافأة عن أجزاء السنة بنسبة ما قضاه منها في العمل.
ولأن المكافأة تُدفع عند انتهاء الخدمة، فإن تجاهلها في الحساب الشهري يُظهر تكلفة الموظف أقل من حقيقتها. لذلك يفيد احتساب ما يتراكم منها كل شهر كبند في تكلفة الموظف: أجر نصف شهر مقسومًا على 12 في السنوات الخمس الأولى، وأجر شهر مقسومًا على 12 بعدها. فإذا كان الأجر الذي تُحسب عليه المكافأة 12,000 ريال، يتراكم في السنوات الخمس الأولى نحو 500 ريال شهريًا.
وهذا تقدير يُراجع كلما تغير الأجر، لأن الأجر الأخير هو أساس الحساب، وقد يقل ما يُدفع فعلًا عند استقالة الموظف وفق المادة الخامسة والثمانين من نظام العمل. وفي داومت تُضبط إعدادات مكافأة نهاية الخدمة ضمن الرواتب. ولتقديره لموظف بعينه استخدم حاسبة نهاية الخدمة.
5. التكاليف المرتبطة بالموظف
قد تتحمل الشركة تكاليف تشغيلية مرتبطة بالموظف، مثل التأمين الصحي أو الزي الرسمي أو بعض الرسوم والتكاليف الأخرى بحسب طبيعة العمل.
وفي إدارة وتحليل التكاليف في داومت تُسجَّل التكلفة الشهرية لكل موظف، بما فيها بنود مثل التأشيرة والتأمين والزي الرسمي.
6. العمل الإضافي
قد تصبح ساعات العمل الإضافية عاملًا مؤثرًا في تكلفة الموظف على الشركة، خصوصًا عندما تتكرر لفترات طويلة.
فالموظف الذي يحصل على راتب ثابت لكنه يعمل ساعات إضافية بصورة مستمرة قد تكون تكلفته التشغيلية أعلى من موظف آخر يتقاضى الراتب نفسه ويعمل ضمن ساعات العمل المخططة.
ولهذا يجب النظر إلى تكلفة ساعات العمل الفعلية، وليس فقط الراتب الشهري.
7. التكاليف المرتبطة بالمشاريع
في الشركات التي تعتمد على المشاريع، لا يكفي معرفة تكلفة الموظف بشكل منفصل.
فالمهم أيضًا معرفة: كم من تكلفة الموظف تم تحميلها على كل مشروع؟
إذا كان الموظف يعمل 50% من وقته على مشروع و50% على مشروع آخر، فإن توزيع التكلفة يساعد الإدارة على فهم تكلفة كل مشروع بصورة أدق.
كيف تحسب تكلفة الموظف بصورة عملية؟
يمكن البدء بمعادلة مبسطة:
تكلفة الموظف = إجمالي الأجر والتكاليف المباشرة + التكاليف المرتبطة بالموظف + التكاليف التشغيلية القابلة للتخصيص
وهذه ليست معادلة محاسبية موحدة لجميع الشركات، وإنما طريقة عملية لفهم الفكرة.
ولتوضيح ذلك، لنفترض أن موظفًا سعوديًا خاضعًا للنظام السابق يحصل على راتب ومزايا بقيمة 12,000 ريال شهريًا، منها أجر خاضع للاشتراك قدره 10,000 ريال، وأنه في سنوات خدمته الخمس الأولى. تتحمل الشركة عنه:
- حصة صاحب العمل من التأمينات: 1,175 ريالًا.
- مخصص مكافأة نهاية الخدمة: 500 ريال.
- تكاليف أخرى مرتبطة به، مثل التأمين الصحي: 800 ريال (رقم افتراضي).
- تكاليف متغيرة تم تحميلها عليه: 500 ريال (رقم افتراضي).
في المثال التوضيحي تصبح التكلفة:
12,000 + 1,175 + 500 + 800 + 500 = 14,975 ريالًا شهريًا.
إذن الراتب وحده كان 12,000 ريال، بينما أصبحت تكلفة الموظف وفق البنود المستخدمة في المثال 14,975 ريالًا.
الهدف من المثال ليس اعتماد مبلغ محدد لكل موظف، وإنما توضيح الفرق بين الراتب والتكلفة الكاملة التي تحتاج الإدارة إلى تحليلها.
تكلفة الموظفين حسب القسم: لماذا يهم هذا التحليل؟
معرفة إجمالي تكلفة القوى العاملة للشركة مهمة، لكن معرفة توزيعها أكثر أهمية عند اتخاذ القرارات.
لنفترض أن الشركة لديها:
- قسم المبيعات
- قسم الموارد البشرية
- قسم العمليات
- قسم تقنية المعلومات
- قسم خدمة العملاء
إذا كانت الإدارة تعرف أن إجمالي تكلفة الموظفين يبلغ 2 مليون ريال شهريًا، فلن يكون لديها بالضرورة صورة واضحة عن سبب هذا الرقم.
لكن عند توزيع تكلفة الموظفين حسب القسم يمكن اكتشاف أن قسمًا معينًا يستحوذ على نسبة كبيرة من التكلفة، بينما قسم آخر يعمل بتكلفة أقل.
وهنا يبدأ التحليل الحقيقي.
لا يعني ارتفاع تكلفة الموظفين حسب القسم أن هذا القسم غير كفء. فقد يكون القسم مسؤولًا عن عمليات أكبر أو يضم وظائف متخصصة أو يعمل على مشاريع ذات أهمية عالية.
لذلك يجب مقارنة التكلفة مع حجم العمل والنتائج وساعات العمل والإنتاجية، وليس الحكم على القسم من خلال التكلفة وحدها.
ما هي مراكز التكلفة؟ ولماذا تحتاجها الشركات؟
مراكز التكلفة هي طريقة لتنظيم المصروفات وربطها بالجهة أو القسم أو النشاط الذي يتحملها.
بدل أن تظهر جميع تكاليف الموظفين في رقم إجمالي واحد، تستطيع الشركة تقسيمها إلى مراكز مختلفة وفق هيكلها الإداري والتشغيلي.
قد يكون مركز التكلفة:
- قسمًا.
- فرعًا.
- مشروعًا.
- نشاطًا تشغيليًا.
- وحدة أعمال.
وتزداد أهمية مراكز التكلفة عندما تكون الشركة كبيرة أو متعددة الفروع أو لديها أكثر من مشروع في الوقت نفسه.
فعلى سبيل المثال، إذا كان لدى شركة ثلاثة مشاريع، فمن المهم معرفة مقدار الموارد البشرية التي استهلكها كل مشروع، وعدد ساعات العمل، وتكلفة الموظفين حسب المشروع.
وهذا يسمح للإدارة بقراءة التكلفة بصورة أكثر واقعية.
تكلفة الموظفين حسب المشروع
في الشركات التي تعمل بالمشاريع، قد يكون الخطأ الأكبر هو اعتبار راتب الموظف تكلفة عامة لا يمكن توزيعها.
لكن الموظف قد يعمل على مشروع واحد أو عدة مشاريع خلال الشهر، وبالتالي فإن توزيع تكلفته وفق ساعات العمل أو آلية التخصيص المعتمدة داخل الشركة يساعد في معرفة التكلفة الفعلية لكل مشروع.
وهنا تصبح تكلفة الموظفين حسب المشروع مؤشرًا مهمًا للإدارة المالية والتشغيلية.
فإذا كان مشروع معين يحتاج إلى عدد كبير من ساعات العمل مقارنة بما كان مخططًا له، فقد ترتفع تكلفته حتى لو لم تتغير رواتب الموظفين.
وإذا كانت الشركة لا تتابع ساعات العمل والتوزيع على المشاريع، فقد تظهر تكلفة المشروع أقل أو أعلى من الواقع.
وتعرض إضافة إدارة المشاريع في داومت توزيع الموظفين على المشاريع، وساعات العمل وتكلفة الموارد البشرية لكل مشروع.
يمكنك الاطلاع على إدارة عبء العمل وتوزيع المهام لفهم العلاقة بين توزيع الموارد وساعات العمل وتكلفة الموارد البشرية.
تكلفة ساعة العمل: مؤشر مهم لا يجب تجاهله
قد يكون لدى الشركة موظف بتكلفة شهرية معينة، لكن السؤال الأهم أحيانًا هو:
كم تبلغ تكلفة ساعة عمل هذا الموظف؟
هذا المؤشر يصبح أكثر أهمية عندما تعمل الشركة على مشاريع أو خدمات يتم تسعيرها وفق الجهد والوقت.
بصورة مبسطة، يمكن تقدير تكلفة ساعة العمل من خلال:
تكلفة الموظف خلال الفترة ÷ عدد ساعات العمل الفعلية خلال الفترة
على سبيل المثال، إذا بلغت تكلفة الموظف الشهرية 15,000 ريال، وكانت ساعات العمل الفعلية خلال الشهر 150 ساعة، فإن التكلفة التقديرية للساعة وفق هذا المثال تبلغ:
15,000 ÷ 150 = 100 ريال للساعة.
هذا المثال مبسط ولا يمثل بالضرورة الطريقة المحاسبية المعتمدة داخل كل شركة، لكنه يوضح أهمية ربط تكلفة الموظف بساعات العمل الفعلية.
وهنا تظهر قيمة البيانات التشغيلية؛ لأن تكلفة الساعة لا يمكن تحليلها بصورة جيدة إذا كانت الشركة لا تملك بيانات دقيقة عن ساعات العمل.
ما علاقة الحضور والانصراف بتكلفة الموظف؟
قد يبدو الحضور والانصراف بعيدًا عن التحليل المالي، لكنه في الواقع مصدر مهم من مصادر البيانات التشغيلية.
ساعات العمل الفعلية والتأخير والغياب والعمل الإضافي والمناوبات كلها بيانات يمكن أن تؤثر في قراءة تكلفة القوى العاملة.
فإذا كانت الشركة تحلل تكلفة الموظف على الشركة دون أن تعرف ساعات العمل الفعلية، فقد تفقد جزءًا مهمًا من الصورة.
ولمعرفة ما يحتاجه برنامج الحضور ليقيس ساعات العمل بدقة، راجع كيفية اختيار برنامج الحضور والانصراف.
وعندما تتكامل بيانات الوقت مع بيانات الرواتب والتكاليف، يصبح لدى الإدارة أساس أفضل لتحليل تكلفة القوى العاملة.
هل ارتفاع تكلفة الموظف يعني أن الموظف غير منتج؟
لا.
هذه من أهم النقاط التي يجب الانتباه إليها عند تحليل تكلفة الموظف.
ارتفاع تكلفة موظف أو قسم لا يعني تلقائيًا وجود مشكلة في الأداء.
قد يكون الموظف متخصصًا ويعمل على مشاريع عالية القيمة، وقد تكون تكلفة القسم مرتفعة لأن طبيعة العمل تتطلب مهارات نادرة، أو لأن القسم مسؤول عن عمليات كبيرة.
لذلك يجب ألا يكون الهدف من تحليل تكاليف الموظفين هو البحث عن الموظف "الأغلى" فقط.
التحليل المفيد يربط بين:
التكلفة + ساعات العمل + حجم العمل + نوع الوظيفة + المشروع + النتائج.
وبذلك تستطيع الإدارة التمييز بين التكلفة المرتفعة التي لها مبرر تشغيلي والتكلفة المرتفعة التي تحتاج إلى مراجعة.
كيف تساعد مراكز التكلفة في اكتشاف ارتفاع المصروفات؟
عندما يتم تسجيل التكاليف بشكل إجمالي، قد يكون من الصعب تحديد مصدر الزيادة.
لكن عند استخدام مراكز التكلفة، يمكن مقارنة المصروفات بين الأقسام والمشاريع والفروع.
على سبيل المثال، إذا ارتفعت تكلفة القوى العاملة في الشركة بنسبة معينة خلال شهر، يمكن للإدارة مراجعة:
- أي مركز تكلفة ارتفعت مصروفاته؟
- هل الزيادة بسبب عدد الموظفين؟
- هل السبب زيادة ساعات العمل؟
- هل هناك عمل إضافي متكرر؟
- هل هناك مشروع جديد؟
- هل تغيرت بعض بنود التكلفة؟
- هل الزيادة مؤقتة أم مستمرة؟
بهذه الطريقة تتحول بيانات التكلفة من مجرد أرقام مالية إلى أداة تساعد في تفسير ما يحدث داخل الشركة.
كيف تستخدم الشركات تحليل تكلفة القوى العاملة في التخطيط للميزانية؟
لا يمكن بناء ميزانية واقعية للقوى العاملة بالاعتماد على الرواتب الحالية فقط.
تحتاج الإدارة إلى النظر إلى التغيرات المحتملة في عدد الموظفين، والتكاليف المتغيرة، والمشاريع الجديدة، والتوسع، وتغير احتياجات الأقسام.
ولهذا فإن تحليل تكاليف الموظفين يساعد في بناء صورة أكثر واقعية عند التخطيط للميزانية.
وفي إدارة وتحليل التكاليف في داومت تُربط تكاليف الموظفين بمراكز التكلفة، ويُقارن الإنفاق بالميزانية.
هذا النوع من التحليل يساعد الإدارة على مقارنة المخطط بالفعلي بدل انتظار نهاية السنة لاكتشاف وجود انحراف كبير في المصروفات.
من التكلفة الإجمالية إلى تكلفة الموظف الفعلية
أحد الأخطاء الشائعة هو التعامل مع جميع الموظفين بنفس الطريقة.
لكن تكلفة الموظف قد تختلف بناءً على:
- المسمى الوظيفي.
- القسم.
- موقع العمل.
- طبيعة العقد.
- عدد ساعات العمل.
- المشروع الذي يعمل عليه.
- التكاليف المرتبطة بالوظيفة.
- العمل الإضافي.
- المزايا والتكاليف التشغيلية.
ولهذا فإن متوسط تكلفة الموظف قد يكون مفيدًا على مستوى التخطيط العام، لكنه لا يغني عن التحليل التفصيلي عندما تحتاج الإدارة إلى اتخاذ قرار متعلق بقسم أو مشروع معين.
كيف تساعد الأنظمة الرقمية في إدارة وتحليل التكاليف؟
التحليل اليدوي يصبح أكثر صعوبة كلما زاد عدد الموظفين وتعددت الأقسام والمشاريع.
فقد تحتاج الإدارة إلى جمع بيانات من:
- ملفات الموظفين.
- الرواتب.
- الحضور والانصراف.
- المشاريع.
- الأقسام.
- مراكز التكلفة.
- المصروفات.
- ساعات العمل.
ثم محاولة ربط هذه البيانات ببعضها للوصول إلى تكلفة الموظف الفعلية.
وهنا تظهر قيمة الأنظمة المتكاملة.
بدل أن تكون البيانات موزعة بين ملفات وأنظمة مختلفة، يمكن ربط البيانات التشغيلية والمالية داخل منظومة واحدة، ثم استخدام التقارير والتحليلات لمراجعة النتائج.
كيف تساعد داومت في تحليل تكلفة الموظفين؟
توفر داومت إدارة وتحليل التكاليف ضمن منظومة إدارة الموارد البشرية، وتشمل:
- مراكز التكلفة، وربط تكاليف الموظفين بها.
- التكلفة الشهرية لكل موظف، بما فيها بنود مثل التأشيرة والتأمين والزي الرسمي.
- تكلفة الساعة لكل مشروع.
- مقارنة الإنفاق بالميزانية.
وتعرض إضافة إدارة المشاريع ساعات العمل وتكلفة الموارد البشرية لكل مشروع، وهو ما يساعد في الانتقال من مجرد معرفة إجمالي المصروفات إلى فهم العلاقة بين الوقت والتكلفة والموارد البشرية.
يمكنك أيضًا الاطلاع على منظومة التقارير والتحليلات في داومت لمعرفة كيف يمكن تحويل بيانات الموارد البشرية إلى تقارير تساعد الإدارة في متابعة المؤشرات واتخاذ القرارات.
لماذا يجب ربط تكلفة الموظف بالإنتاجية؟
الهدف من تحليل تكلفة الموظف ليس تقليل التكلفة بأي شكل.
خفض تكلفة القوى العاملة دون النظر إلى الإنتاجية قد يؤدي إلى نتائج عكسية.
فإذا قامت الشركة بتقليل عدد الموظفين بشكل عشوائي، قد ترتفع ساعات العمل الإضافي، أو تتأخر المشاريع، أو يزيد الضغط على الفرق الحالية، وبالتالي قد لا تحقق الشركة الوفر المتوقع.
المطلوب هو معرفة العلاقة بين التكلفة والنتائج.
إذا كانت تكلفة فريق معين مرتفعة، اسأل:
- ما الذي نحصل عليه مقابل هذه التكلفة؟
- هل ينجز الفريق عددًا أكبر من المشاريع؟
- هل يعمل على مشاريع ذات قيمة مرتفعة؟
- هل ساعات العمل موزعة بشكل جيد؟
- هل توجد ساعات عمل غير مستغلة؟
- هل هناك عمل إضافي يمكن تقليله؟
- هل تحتاج الشركة إلى إعادة توزيع الموارد؟
بهذه الأسئلة يصبح تحليل تكاليف الموظفين أداة لاتخاذ القرار وليس مجرد تقرير مالي.
5 مؤشرات تساعدك على فهم تكلفة القوى العاملة
يمكن للإدارة متابعة مجموعة من المؤشرات، مثل:
1. متوسط تكلفة الموظف
يُستخدم لمقارنة تكلفة القوى العاملة بين الفترات المختلفة.
2. تكلفة الموظفين حسب القسم
توضح مقدار التكلفة التي يتحملها كل قسم، مع ضرورة ربطها بحجم العمل والنتائج.
3. تكلفة الموظفين حسب المشروع
مؤشر مهم للشركات التي تعتمد على المشاريع، لأنه يساعد في معرفة تكلفة الموارد البشرية المستخدمة في كل مشروع.
4. تكلفة ساعة العمل
تساعد في فهم العلاقة بين تكلفة الموظف وعدد ساعات العمل الفعلية.
5. الانحراف بين الميزانية والتكلفة الفعلية
يساعد على اكتشاف الفروقات بين ما تم التخطيط له وما تم إنفاقه بالفعل.
أخطاء شائعة عند حساب تكلفة الموظف
الاعتماد على الراتب فقط
هذا يجعل الشركة ترى جزءًا من التكلفة وتفقد بقية الصورة.
جمع التكاليف دون تصنيف
وجود رقم إجمالي كبير لا يساعد في معرفة مصدر المشكلة.
تجاهل ساعات العمل
قد تكون تكلفة الموظف مناسبة، لكن تكلفة الساعة مرتفعة بسبب انخفاض ساعات العمل الفعلية أو سوء توزيع الموارد.
عدم ربط التكلفة بالمشاريع
هذا يجعل من الصعب معرفة ربحية المشاريع التي تعتمد على الموارد البشرية.
عدم مراجعة التكاليف بشكل دوري
تحليل التكلفة مرة واحدة سنويًا لا يكفي في الشركات التي تتغير فيها المشاريع وعدد الموظفين والمصروفات بصورة مستمرة.
اتخاذ قرارات بناءً على التكلفة فقط
التكلفة يجب أن تُقرأ مع الإنتاجية والنتائج وحجم العمل، وليس بصورة منفصلة.
كيف تبني الشركة نظامًا أفضل لمتابعة تكلفة الموظفين؟
ابدأ بتحديد جميع البنود التي تريد الشركة إدخالها في حساب تكلفة الموظف.
بعد ذلك قم بتحديد مراكز التكلفة والأقسام والمشاريع التي تحتاج إلى المتابعة.
ثم اربط كل تكلفة بالموظف أو القسم أو المشروع المناسب وفق سياسة الشركة.
بعد ذلك يجب جمع بيانات ساعات العمل الفعلية ومقارنتها بالتكلفة.
وأخيرًا، استخدم التقارير الدورية لمقارنة النتائج بين الأشهر واكتشاف الاتجاهات.
بهذه الطريقة تصبح عملية حساب تكلفة الموظف مستمرة وليست عملية حسابية تتم عند إعداد الميزانية فقط.
تكلفة الموظف ليست رقمًا ثابتًا
من المهم التعامل مع تكلفة الموظف باعتبارها قيمة قابلة للتغير.
قد تتغير التكلفة بسبب:
- زيادة عدد ساعات العمل.
- العمل الإضافي.
- انتقال الموظف إلى مشروع آخر.
- تغير القسم.
- تغير بعض المزايا.
- إضافة تكاليف جديدة.
- تغير توزيع الموظف بين المشاريع.
- زيادة أو انخفاض حجم العمل.
ولهذا فإن الشركات التي تتابع التكلفة بشكل دوري تستطيع اكتشاف التغيرات في وقت مبكر، بدل اكتشافها بعد أن تؤثر على الميزانية.
الراتب يخبرك بما تدفعه، لكن التكلفة تخبرك بما تنفقه فعليًا
معرفة الراتب مهمة، لكنها لا تكفي وحدها لفهم تكلفة القوى العاملة.
تكلفة الموظف الحقيقية تحتاج إلى قراءة مجموعة أكبر من البيانات، تشمل الأجور والتكاليف المرتبطة بالموظف وساعات العمل والمشاريع والأقسام ومراكز التكلفة والتكاليف المتغيرة.
كما أن تكلفة الموظف على الشركة لا ينبغي أن تكون مجرد رقم تستخدمه الإدارة للمقارنة بين الموظفين، بل مؤشرًا يساعدها على فهم كيفية استخدام الموارد البشرية وأين تذهب الميزانية.
ومن خلال تحليل تكاليف الموظفين وربطها بمراكز التكلفة والمشاريع، يمكن للشركة الحصول على رؤية أوضح للإنفاق، ومقارنة الميزانية بالتكلفة الفعلية، وتحليل تكلفة ساعات العمل، واتخاذ قرارات أكثر دقة حول توزيع الموارد.
وتتيح إدارة وتحليل التكاليف في داومت ربط تكاليف الموظفين بمراكز التكلفة، ومتابعة التكلفة الشهرية لكل موظف، ومقارنة الإنفاق بالميزانية، إلى جانب تكلفة الساعة لكل مشروع.
إذا كانت الشركة تريد الانتقال من مجرد معرفة «كم ندفع للموظفين؟» إلى معرفة «كم تكلفنا القوى العاملة فعلًا وأين تذهب هذه التكلفة؟»، فإن تحليل التكلفة خطوة أساسية لبناء رؤية مالية وتشغيلية أوضح.
المصادر
- نظام العمل الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/51) وتعديلاته حتى المرسوم الملكي رقم (م/44) وتاريخ 1446/2/8هـ، المادتان 84 و85، وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية
- المنصة التوعوية: الرحلة التوعوية لأصحاب العمل في نظام التأمينات الاجتماعية الجديد 1445هـ
- التأمينات الاجتماعية: الأسئلة الشائعة لأصحاب العمل
تمت مراجعة النسب في أكتوبر 2026. قد تتغير النسب، فراجع موقع التأمينات الاجتماعية قبل الاعتماد عليها.
الأسئلة الشائعة
ما المقصود بتكلفة الموظف؟
تكلفة الموظف هي إجمالي المصروفات التي تتحملها الشركة نتيجة توظيف وتشغيل الموظف خلال فترة معينة، ولا تقتصر بالضرورة على الراتب فقط، بل قد تشمل بنودًا وتكاليف أخرى بحسب طبيعة الشركة وسياساتها. ويمكن الاستفادة من إدارة وتحليل التكاليف لمتابعة بنود تكلفة الموظفين بصورة أكثر دقة.
كيف يتم حساب تكلفة الموظف؟
يمكن حساب تكلفة الموظف بصورة مبسطة من خلال جمع الأجر والتكاليف المباشرة والتكاليف المرتبطة بالموظف، ومنها حصة صاحب العمل من اشتراكات التأمينات الاجتماعية ومخصص مكافأة نهاية الخدمة، والتكاليف التشغيلية التي يمكن تخصيصها له، ثم تحليلها وفق الفترة والقسم أو المشروع عند الحاجة.
ما أهمية معرفة تكلفة الموظف على الشركة؟
تساعد معرفة تكلفة الموظف على بناء ميزانية أكثر دقة، وتحليل تكلفة الأقسام والمشاريع، وفهم الإنفاق على القوى العاملة، واتخاذ قرارات أفضل بشأن توزيع الموارد. كما تساعد إدارة وتحليل التكاليف على متابعة هذه المصروفات بصورة أكثر تنظيمًا.