أهمية تحليل وتوصيف الوظائف في الموارد البشرية لتطوير الشركات

تحليل وتوصيف الوظائف من الأسس التي تعتمد عليها إدارة الموارد البشرية لبناء هيكل تنظيمي واضح. فهو يشرح طبيعة كل وظيفة داخل الشركة، ويحدد مهامها ومسؤولياتها والمؤهلات المطلوبة لها، فيصبح التوظيف أدق، والتقييم أعدل، وسياسات الترقيات والأجور مبنية على معايير مكتوبة لا على الاجتهاد.

مفهوم تحليل وتوصيف الوظائف في الموارد البشرية

يتكون المفهوم من مرحلتين مترابطتين:

• تحليل الوظائف: عملية جمع المعلومات المتعلقة بكل وظيفة ودراستها، مثل المهام المطلوبة، والمهارات الضرورية، والمسؤوليات، وظروف العمل، والأدوات المستخدمة.
• توصيف الوظائف: مخرج عملية التحليل، وهو وثيقة رسمية توضح تفاصيل الوظيفة، بما فيها المسمى الوظيفي، والهدف منها، والمهام الأساسية، والمؤهلات المطلوبة، والعلاقات الإدارية.

بعبارة أخرى، التحليل هو البحث، والتوصيف هو التقرير الذي يخرج منه.

لماذا تحتاج الشركات إلى تحليل وتوصيف الوظائف؟

تحتاج الشركات إلى تحليل وتوصيف الوظائف لعدة أسباب، أبرزها:

• وضوح المهام والمسؤوليات: يقل الارتباك والتداخل بين الموظفين، ويعرف كل شخص أولوياته.
• توظيف أدق: يوفر التحليل بيانات لإعداد إعلانات وظيفية وأسئلة مقابلات فعالة، فتصل الإعلانات إلى المرشحين المناسبين ويساعد ذلك على وضع الشخص الصحيح في الدور الصحيح.
• تدريب موجه: يكشف فجوات المهارات بين ما تتطلبه الوظيفة وما يملكه شاغلها، فتصمم برامج التدريب لمعالجة هذه الفجوات تحديدًا.
• أجور عادلة: يساعد على تحديد مستويات الرواتب والحوافز بناءً على تعقيد الوظيفة ومتطلباتها، لا على التفاوض وحده.
• تقييم وترقيات موضوعية: يوفر معايير مكتوبة لتقييم الأداء والترقيات، ويساعد على تصنيف الوظائف حسب صعوبتها ومسؤولياتها.

اقرأ المزيد عن: تخطيط الموارد البشرية | خطواته وأهميته لتحقيق نمو المؤسسات

الفرق بين تحليل الوظائف وتوصيف الوظائف في الشركات

يتضح الفرق بين تحليل الوظائف وتوصيفها في ثلاثة عناصر:

خطوات تحليل الوظائف في قسم الموارد البشرية

يمر تحليل الوظائف بثماني خطوات متتابعة:

1. تحديد الهدف من التحليل: هل تريد كتابة أوصاف وظيفية جديدة، أم تحسين التوظيف، أم بناء سلم رواتب؟ الهدف يحدد نوع المعلومات التي ستجمعها.
2. اختيار الوظائف المشمولة: حدد الوظائف أو العينات الممثلة لها حسب الحاجة، مثل التركيز على وظائف فنية معينة، بدل تغطية شاملة لا يتطلبها الهدف.
3. تشكيل فريق التحليل: من محللين داخليين أو خارجيين مدربين، يعرفون أساليب العمل في الشركة، مما يقلل الوقت والتكلفة.
4. اختيار طرق جمع البيانات: مثل المقابلات، والاستبيانات، والملاحظة المباشرة، وسجل الأنشطة اليومية، بحسب طبيعة الوظيفة والموارد المتاحة. ويفضل في كثير من الحالات استخدام استبيان جاهز ومجرب مثل استبيان تحليل المركز الوظيفي (Position Analysis Questionnaire).
5. جمع المعلومات: عن المهام والمهارات وبيئة العمل والأدوات، من خلال مقابلات مع الموظفين والمشرفين، والاستبيانات، ومراجعة الوثائق القائمة.
6. تحليل البيانات: استخلاص المهام الأساسية والأنماط المتكررة والكفاءات المطلوبة، مع الجمع بين أكثر من مصدر لضمان الشمول.
7. التحقق من النتائج: يراجع الفريق دقة البيانات مع شاغلي الوظائف ومديريهم للتأكد من أنها تعكس العمل الفعلي.
8. كتابة التوصيف النهائي: تخرج النتائج في صورة وصف وظيفي معتمد، يراجع كلما تغيرت مهام الوظيفة.

ما هو استبيان تحليل المركز الوظيفي (PAQ)؟

استبيان تحليل المركز الوظيفي (Position Analysis Questionnaire) أداة منظمة لتحليل الوظائف أعدها Ernest McCormick وP. R. Jeanneret وRobert Mecham. وبحسب وصف مركز Buros للاختبارات في جامعة نبراسكا، صمم الاستبيان لتحليل الوظائف من خلال أنشطة العمل ومتغيرات بيئة العمل.

ميزته أنه لا يسأل عن مهام خاصة بوظيفة واحدة، بل عن عناصر عامة يشترك فيها العمل، مثل مصادر المعلومات التي يعتمد عليها الموظف، والقرارات التي يتخذها، وتعامله مع الآخرين، وظروف بيئة العمل. ولذلك يصلح لمقارنة وظائف مختلفة على أساس واحد، وهو ما يحتاجه تصنيف الوظائف وبناء سلالم الأجور. أما عيبه فهو أنه يحتاج إلى محلل مدرب، وقد يكون أقل تفصيلًا من المقابلة عند كتابة وصف وظيفي محدد.

ما العناصر الأساسية للوصف الوظيفي؟

الوصف الوظيفي الجيد قصير وواضح، ويغطي العناصر التالية:

• المسمى الوظيفي، والقسم، والمرجع الإداري المباشر.
• الهدف من الوظيفة في سطر أو سطرين.
• المهام والمسؤوليات الرئيسية، مرتبة حسب الأهمية.
• المؤهلات العلمية والخبرة المطلوبة.
• المهارات الفنية والشخصية.
• ظروف العمل وساعاته، مثل العمل بالمناوبات أو في الموقع.
• الدرجة أو النطاق الوظيفي، إن كان للشركة سلم وظيفي.

كيف يدعم توصيف الوظائف عملية تقييم الأداء؟

يدعم توصيف الوظائف تقييم الأداء من أربعة جوانب:

توفير معايير تقييم موضوعية

يقدم التوصيف معايير واضحة وموحدة لقياس الأداء، مثل المهام الرئيسية والمسؤوليات، فيمكن مقارنة الأداء الفعلي بالمتوقع بدقة.

تحديد الواجبات والمسؤوليات بدقة

يحدد المهام اليومية والكفاءات المطلوبة، فتقيس الإدارة مدى تحقيق الموظف لها مباشرة، وتكتشف الفجوة بين الأداء الفعلي والمطلوب.

تحسين التواصل والتوقعات

يخلق إطارًا مشتركًا بين الموظف والإدارة لفهم التوقعات، فيصبح حوار التقييم أوضح، ويقل الالتباس حول الدور، وتتحسن جودة التغذية الراجعة.

دعم التطوير والترقيات

يكشف نقاط القوة والضعف مقارنة بمتطلبات الوظيفة، فيوجه برامج التدريب والتطوير، ويستخدم أساسًا لقرارات الترقيات والمكافآت.

قد يهمك: نظام تقييم الأداء الوظيفي لقياس وتحسين أداء الموظفين للشركات

كيف يساعد داومت في التوظيف والتقييم المبنيين على التوصيف؟

تحليل الوظائف وكتابة أوصافها عمل يقوم به فريق الموارد البشرية. ما يقدمه داومت هو إدارات تستخدم نتائج هذا العمل في التوظيف والتقييم والتدريب:

• التوظيف: بوابة وظائف، واعتماد الشواغر، وقوالب المقابلات، وعروض العمل. ويستطيع مساعد الكتابة بالذكاء الاصطناعي في داومت تعبئة حقول طلب التوظيف (المسمى الوظيفي ونوع التوظيف ومبرر الطلب)، واقتراح أسئلة مقابلة، وصياغة الكفاءات والمهام، لتراجعها وتعدلها قبل الاعتماد.
• قراءة السير الذاتية: يقرأ داومت السير الذاتية للمتقدمين آليًا، فيقل الإدخال اليدوي لبياناتهم. أما مقارنة المرشح بمتطلبات الوصف الوظيفي واختياره فتبقى قرار فريق التوظيف.
• تقييم الأداء: تقييمات مبنية على الكفاءات والأهداف، وتقييم 360 درجة، ودورات تقييم دورية، فتقيس الأداء مقابل ما يطلبه التوصيف.
• التدريب: برامج التدريب وخطط التطوير وتكاليفها، لسد الفجوات التي يكشفها التقييم.

خاتمة

تحليل وتوصيف الوظائف خطوة أساسية لبناء بيئة عمل منظمة: التحليل يكشف ما تتطلبه الوظيفة فعلًا، والتوصيف يحوله إلى وثيقة يعتمد عليها التوظيف والتقييم والتدريب والأجور. ابدأ بالوظائف الأكثر تأثيرًا في عملك، وراجع أوصافها كلما تغيرت مهامها، واربطها بأدوات التوظيف والتقييم في نظام إدارة الموارد البشرية داومت حتى تبقى معايير الاختيار والتقييم واحدة.

المصادر

• Buros Center for Testing، University of Nebraska-Lincoln، Position Analysis Questionnaire.