الدليل الكامل لاختيار نظام تتبع المتقدمين ATS في شركتك

جميع الشركات تفتح أبواب التوظيف من حين إلى آخر وهذه العملية مستمرة وتبحث الكثير من الشركات عما يساعدها في هذه العملية لأنها صعبة وبها الكثير من المراحل، وهنا يظهر دور نظام ATS.

في هذا المقال ستعرف ما هو نظام تتبع المتقدمين ATS، والمهام الخاصة به، وفوائده.

ستعرف أيضًا الفرق بينه وبين الطرق التقليدية في التوظيف، بالإضافة إلى قدرته على تحسين تجربة المرشح.

ستتعرف أيضًا في المقال على دور الذكاء الاصطناعي في نظام تتبع المتقدمين، وكيفية اختيار أفضل نظام لتتبع المتقدمين وإدارة عملية التوظيف.

وأخيرًا ستتعرف على كيفية مساعدة داومت في إدارة التوظيف وتتبع المتقدمين.

ما هو نظام تتبع المتقدمين ATS؟

هو نظام يعتمد على التكنولوجيا والتقنيات الحديثة لتسهيل عملية التوظيف وتنظيم وفرز المرشحين والعمل على السير الذاتية وترتيبها بناءً على معايير محددة، وإدارة طلبات التوظيف بالكامل، بالإضافة إلى أنه يساعد الشركة في تحديد المرشحين المناسبين والسير الذاتية الأكثر ملاءمة لمتطلبات الوظيفة. ونظام تتبع المتقدمين ATS يكون إلكترونيًا بالكامل ولا يحتاج إلى أي أوراق أو تكاليف تشغيلية لتستطيع الشركة إتمام العمليات بسهولة وسرعة.

مهام نظام تتبع المتقدمين ATS في الشركات

نظام تتبع المتقدمين ATS له العديد من المهام في ما يخص عملية التوظيف وهذه المهام تساعد الشركة في هذه العملية بدرجة كبيرة وتجعلها أكثر سهولة، إليك مهام نظام ATS للسيرة الذاتية والتوظيف:

• جمع السير الذاتية

يقوم البرنامج بجمع السير الذاتية من مختلف المصادر والتي تتناسب مع الوظائف التي تعرضها الشركة، ويقوم بوضعها في قاعدة بيانات واحدة ليكون من السهل على الشركة الوصول إليها.

• فرز السير

بعد أن يقوم النظام بجمعها يقوم بفرز السير جيدًا وتقييم المرشحين بما يتناسب مع متطلبات الشركة والوظائف الشاغرة فيها، وهذا يساعد الشركة في الحصول على أفضل المرشحين دون بذل جهد ووقت.

• العمل على نشر الوظائف

يعمل النظام على نشر الوظائف التي تطلبها الشركة في مختلف الأماكن وعلى نطاق واسع لسهولة حصول الشركة على الشخص المطلوب.

• إدارة عملية التوظيف

يمكن من خلال النظام تتبع عملية التوظيف الخاصة بكل مرشح في الشركة بدايةً من المقابلة، السيرة الذاتية، وتحديد المواعيد، والملاحظات وكل شيء لتستطيع الشركة متابعة كل مرشح وكل عملية توظيف بسهولة وهذا يعزز الشفافية.

• أتمتة عمليات التواصل

من خلال البرنامج تصل إشعارات للمرشحين والمسؤولين عن التوظيف لتكون عملية التواصل سهلة وتكون كل المستجدات واضحة للطرفين ولا يحدث فيها أي اختلاط أو سوء فهم أو تأخيرات.

• إعداد التقارير

من خلال نظام تتبع المتقدمين ATS تحصل الشركة على تقارير تفصيلية لعمليات التوظيف والمدة التي استغرقتها الشركة في تلبية احتياجاتها وتوظيف الأشخاص المطلوبين وهذا يساعد الشركة في معرفة نقاط القوة والضعف والأسباب وراء كل شيء يتم في عملية التوظيف والتعامل معه.

• الامتثال للقوانين

من أكبر مهام النظام وأكثرها أهمية هي التأكد من الامتثال للقوانين في ما يخص عملية التوظيف وإجراءاتها وهذا يجعل الشركة تتجنب حدوث أي أخطاء أو مساءلات قانونية.

وبذلك تكون قد عرفت ما هو نظام ATS للسيرة الذاتية والتوظيف بشيء من التفصيل وبعدها ستعرف فوائده بوضوح.

اقرأ المزيد عن: النظام المتكامل لإدارة الموارد البشرية | دليلك لنجاح شركتك

فوائد استخدام نظام تتبع المتقدمين ATS في الشركات

نظام تتبع المتقدمين في الشركات له العديد من الفوائد التي تعود على هذه الشركة وتجعلها تحصل على إدارة أفضل ومتكاملة بشكل أكبر، وإليك فوائد استخدام هذا النظام في الشركات:

زيادة سرعة عملية التوظيف

استخدام الأدوات التي يوفرها النظام، مثل جمع المرشحين والسير الذاتية وفرزها وترتيبها واختيار أفضل المرشحين، يوفر الكثير من الجهد والوقت على موظفي الموارد البشرية ويجعل عملية التوظيف سريعة بشكل أكبر بعد الانتهاء من كل الخطوات سريعًا بفضل البرنامج.

رفع كفاءة الموارد البشرية

استخدام هذا البرنامج يساعد موظفي الموارد البشرية في إتمام مختلف العمليات بشكل دقيق وسريع مع الحصول على بيانات مختلفة دقيقة، وهذا يجعل كفاءة الموارد البشرية في الشركة أفضل ولها نتائج مثمرة وسريعة بشكل أكبر.

رفع جودة المرشحين

النظام يعمل بشكل كامل على اختيار أفضل المرشحين والأكثر كفاءة للوظيفة التي تعرضها الشركة وهذا يساعد موظفي الموارد البشرية في الحصول على أعلى جودة من المرشحين دون إهدار الكثير من الوقت والجهد مع الأشخاص غير المناسبين.

تعزيز التعاون بين فريق التوظيف

البرنامج يوفر تحليلات وبيانات متنوعة تساعد جميع أفراد الفريق على مشاركة الرأي والتعاون في اتخاذ القرار الصحيح بوجود البيانات التي يحتاجون إليها وهذا يعزز التعاون بين أفراد الفريق وروح العمل الجماعي.

تسهيل عملية التوظيف

البرنامج يساعد في أتمتة العديد من العمليات خلال مراحل التوظيف المختلفة مع توفير كل الأدوات والتقنيات التي تساعد على هذا وهذا يجعل عملية التوظيف أكثر سهولة على الموظفين.

جعل تجربة المرشح أفضل

النظام يساعد في توفير تقنيات وأدوات للتواصل بين المرشح ومسؤولي التوظيف ويساعد في سهولة التقديم وسرعة إتمام العمليات وتحديد المواعيد وتنظيمها وهذا يجعل تجربة المرشح أفضل وأكثر شفافية ويعزز ثقته في الشركة والمكان.

الفرق بين نظام تتبع المتقدمين والطرق التقليدية للتوظيف

هناك فروق قوية بين نظام تتبع المتقدمين ATS وبين الطرق التقليدية وهذه الفروق واضحة ومؤثرة بشكل كبير في الشركات وأدائها وتؤثر أيضًا في الجودة والسرعة، إليك الفروق بين نظام تتبع المتقدمين والطرق التقليدية:

قد يهمك: الذكاء الاصطناعي في الموارد البشرية | ثورة في تحليل البيانات

كيف يحسن نظام تتبع المتقدمين تجربة المرشح؟

النظام يوفر للمرشح تجربة مميزة وسهلة في الوقت نفسه وهذا من خلال إمكانية التقديم على الوظيفة من خلال البرنامج بسهولة، والتواصل السهل والواضح مع مسؤولي التوظيف، متابعة الطلب الخاص به وإلى أين وصل، وأخيرًا الحصول على العديد من خيارات الوظائف بسهولة ومن خلال البرنامج، هذا بالإضافة إلى واجهة سهلة الاستخدام وسريعة وتعمل على توفير تجربة سلسة ولا تحتاج إلى الكثير من الجهد والتعلم.

دور الذكاء الاصطناعي في نظام تتبع المتقدمين

الذكاء الاصطناعي له دور كبير في نظام تتبع المتقدمين ويكاد يكون هذا الدور هو الذي تدور حوله كل العمليات التي تتم في النظام وهذا لأن الذكاء الاصطناعي يعمل على أتمتة مختلف العمليات في مراحل التوظيف، يقوم بفرز السير الذاتية واختيار الأفضل من بينها لترشيحه إلى الشركة، وجدولة المقابلات وتحديد المواعيد المناسبة مع توفير المتابعة لهذه المقابلات، ويجعل تجربة المرشح أكثر سهولة، هذا بالإضافة إلى أنه بفضل الذكاء الاصطناعي تكون عملية التوظيف أسرع ومنظمة بشكل أكبر.

كيفية اختيار أفضل نظام لتتبع المتقدمين للوظائف في الشركات

لتختار أفضل نظام لتتبع المتقدمين يجب أن تُطبق بعض المعايير التي تجعل اختيارك صحيحًا وتجعلك تحصل على امتيازات متكاملة ومؤثرة في أداء شركتك وعملية إدارة شؤون الموظفين، وإليك كيفية اختيار أفضل نظام:

• احتياجات الشركة: يجب أن تقوم بتحديد احتياجات شركتك بدقة من حيث المشكلات التي تواجهك في عملية التوظيف وما هي العقبات التي تحتاج إلى نظام ليساعدك في تخطيها ومواجهتها، وأيضًا تحديد حجم الشركة والعدد الذي تحتاجه من الموظفين والوظائف الشاغرة في الشركة.
• الميزانية المتاحة: يجب أن تقوم بتحديد الميزانية المتاحة لديك لتختار البرنامج أو النظام الذي يتناسب معها ولا يسبب لك أي خسائر.
• سهولة الاستخدام: تأكد من أن النظام سهل الاستخدام ولا يحتاج إلى الكثير من الوقت في التعلم، وأن الموظفين سيكون من السهل عليهم استخدامه والعمل عليه دون الكثير من الجهد الذي قد يعطل الموظفين وسير العمل في الشركة، بالإضافة إلى أن صعوبة الاستخدام تؤدي إلى الكثير من الأخطاء التي قد تسبب العديد من المشكلات للشركة في العمل.
• التكامل مع الأنظمة: تأكد من أن النظام يدعم التكامل مع مختلف الأنظمة الأخرى الخاصة بالموارد البشرية وهذا للحصول على أفضل النتائج وزيادة دقة إتمام العمليات والوصول إلى أفضل جودة.
• الأمان: تأكد من أن النظام آمن على البيانات تمامًا ويوفر العديد من التقنيات وأنظمة الحماية حتى لا تكون مهددًا بالسرقة أو الاختراق من أي شخص أو شركة، وأيضًا لاكتساب الثقة.
• الميزات والإمكانيات: يجب أن يكون النظام له ميزات وإمكانيات تساعدك في الحصول على جودة عالية مثل استخدام الذكاء الاصطناعي والعديد من المزايا الأخرى التي تضمن لك إدارة دقيقة.

ميزات عملية ابحث عنها في نظام تتبع المتقدمين

إلى جانب المعايير السابقة، هناك ميزات تفرق بين نظام وآخر في العمل اليومي لفريق التوظيف، تأكد من وجودها قبل أن تختار:

• إدارة موحدة للوظائف: أن يعرض النظام كل الوظائف الشاغرة وطلباتها في مكان واحد، لتتابع المتقدمين لكل وظيفة دون التنقل بين مواقع وملفات متعددة.
• مراحل توظيف قابلة للتخصيص: أن يتيح لك إضافة مراحل التوظيف أو حذفها أو تعديلها بما يناسب طريقة شركتك في الفرز والمقابلات والتعيين.
• قراءة السير الذاتية: أن يستخلص البيانات المهمة من السيرة الذاتية مثل الاسم والمسمى الوظيفي والخبرة والتعليم، ليسهل فرزها ومقارنتها.
• التقارير والتحليلات: أن يتتبع مؤشرات مثل مدة التوظيف والمنصة التي تقدم من خلالها المرشح، لتتخذ قرارات التوظيف بناءً على البيانات.

اقرأ المزيد عن: أفضل برنامج موارد بشرية لإدارة الموظفين ورفع كفاءة الشركات

كيف يساعد داومت في تتبع المتقدمين وإدارة التوظيف؟

يقدم برنامج داومت إدارة للتوظيف تشمل بوابة توظيف لنشر الوظائف واستقبال طلبات المتقدمين، ومن خلالها تدير عمليات التوظيف الخاصة بك وتؤتمت الكثير منها فلا تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد.

يحفظ داومت البيانات داخل السعودية أو البحرين، ويهتم بسهولة الاستخدام وتوفير تجربة مرشح وشركة عالية الجودة.

ويساعدك الذكاء الاصطناعي في داومت على إعداد أسئلة المقابلات وتعبئة حقول طلب التوظيف مثل المسمى الوظيفي ونوع التوظيف ومبرر الطلب، مما يختصر وقت التحضير لكل وظيفة شاغرة.

اشترك الآن في داومت واحصل على نظام إدارة الموارد البشرية المتكامل لشركتك، مما يجعلها تواكب التقنيات الحديثة والتكنولوجيا في إدارة المتقدمين في شركتك ويساعدك على الحصول على أفضل النتائج.